על מערכת הטפסים של e-form  מערכת הטפסים המקוונים של e-form פותחה בטכניקות מודרניות וחדשניות ומציגה לראשונה מספר תכונות יחודיות שמביאות אותה להיות הפתרון הטוב יותר בשנת 2015 להסבת אירגונים מטפסי נייר לטפסים אלקטרוניים. תכונות המערכת כוללות:

  •  מערכת web-ית לחלוטין. מילוי online של הטפסים מכל מחשב או סמארטפון המחובר לאינטרנט. 

 אין צורך בהתקנות כלשהן.

  • תכונה יחודית ובלעדית - הסבה "שקופה" וכביכול המשך עבודה עם הטפסים הקיימים והמוכרים בארגון. מדוע זה יחודי ? כיוון שהטופס האלקטרוני יהיה זהה במראהו לטופס הידני שאיתו עובד הארגון. לא משנה כיצד מעוצב הטופס הידני , הוא יהפוך לאלקטרוני עם העיצוב המקורי. תכונה זאת מאפשרת מעבר חלק ומהיר של הארגון מעבודה עם הטפסים הידניים לעבודה עם הטפסים האלקטרוניים וחוסכת את הצורך בהסתגלות העובדים לטפסים חדשים ולא מוכרים. 

  •  רספונסיביות. התאמה מלאה לטלפונים ניידים. מעולם לא היה כל כך פשוט למלא טופס מסובך (למשל כמו טופס 101) בסמארטפון.

    ההדגשה היא, לא רק שאפשר גם בנייד אלא קל באותה מידה גם בנייד. 

  • תכונה יחודית - העברת ערכים בין טפסים שונים של הארגון. ערך שדה שמולא בטופס אחד יועבר לכל יתר הטפסים בהם קיים שדה זה. נניח שהשדה כתובת מופיע במספר טפסים, אזי מילוי הכתובת בטופס מסויים יעביר את הכתובת אוטומטית לכל יתר הטפסים. ומאוחר יותר, עדכון כתובת בטופס מסויים יעדכן את הכתובת בכל יתר הטפסים.
  •  שליחת הערכים (הפרטים) שמולאו בטופס למייל של האירגון , באופן אוטומטי מיד לאחר מילויו. גם ממלא הטופס מקבל למייל את הערכים (הפרטים) שמילא.
  •  שלמות הנתונים - לדוגמה, אם סימן ממלא הטופס שהוא נשוי , יפתח אזור חדש שנקרא "פרטים על בן הזוג", ועד שלא יוזנו פרטי בן הזוג, לא ניתן יהיה לשלוח את הטופס.
  • תכונה יחודית - גמישות במבנה הטפסים ותכולתם . תכונה זאת חוסכת במקרים רבים את הצורך ביצירת טופס חדש כאשר נדרש שינוי קל בטופס קיים. זאת ניתן ע"י האפשרות להכנסת "קבועים" ו"משתנים" בכל מיקום שהוא בטופס. דוגמה להכנסת "קבוע" - נניח ששדה "מיקוד" הופך למיותר, אזי ניצור מחרוזת של סימני "XXXXX" העולה על הכיתוב הקיים ו"מוחקת" את המילה "מיקוד". דוגמה להכנסת "משתנה" היא הוספה של "תאריך ושעת השליחה" במיקום ריק בתחתית הטופס.
  • תכונה יחודית - חיפוש מהיר של פרט שהוזן בטופס מסויים . לדוגמה, ממלא הטופס כתב את הערך "ירושלים" בשדה "ישוב" ואת הערך "נקבה" בשדה "מין" . הארגון ימצא בקליק (מבין אלפי הטפסים השונים) רק נשים שגרות בירושלים.
  • שמירת הנתונים במסד נתונים.
  •  בדיקת שגיאות לוגיות בזמן מילוי הטופס. הארגון יקבל רק טפסים שמולאו נכון מבחינה לוגית.  לדוגמה, לא יתאפשר למלא שדה "תאריך עליה" אם לפני כן סומן "נולד בישראל". מה נכון לוגית יקבע הארגון על פי צרכיו.
  •  אפשרות יצוא הנתונים ממסד הנתונים לקובץ (csv ו/או xml). זה מאפשר ניוד פשוט ומהיר של הנתונים. דוגמה - למחלקת כח אדם יש טופס עובד חדש. שדות מסויימים שמולאו בטופס זה מעניינים גם את מחלקת שכר. לשדות אלה בלבד יווצר קובץ (ע"י export) שמח' שכר תוכל לייבא (import). 
  •  איחזור נתוני טופס במידת הצורך.
  •  אבטחת המידע וכניסה לטופס על פי מערכת הרשאות הנקבעת בזמן הרישום. לדוגמה, ספקים לא יוכל לראות איך נראים הטפסים של העובדים , עובדים זמניים לא יוכלו לראות איך נראים הטפסים של עובדים קבועים וכן הלאה. מיותר לציין שאת הנתונים בטופס יכול לראות רק ממלא הטופס והאנשים שהוסמכו לכך על ידי הארגון.
  • אפשרות שליחת תמונת הטופס הממולא במייל לממלא הטופס. ממלא הטופס יכול בכל עת להכנס למייל שלו, להדפיס ולהגיע לארגון עם הטופס הממולא. לדוגמה, לקוח מדפיס שאלון רפואי שכבר מילא בביתו ומגיע איתו למרכז רפואי (חוסך זמן רופא). 
  • אפשרות הדפסת הטופס הממולא גם על ידי מורשים בארגון. בהמשך לדוגמה הקודמת, אם שכח הלקוח להגיע עם השאלון הרפואי שמילא, ידפיס אותו הרופא בארגון.
  •  תכונה יחודית - אפשרות להעלאת כל הטפסים לתיקייה בענן דרופבוקס (Dropbox) המאפשר שיתוף וגישה למורשים.
  •  לממלא הטופס קיימת האפשרות לצפיה בנתונים האחרונים ששלח, בכל עת ובכל מחשב או סמארטפון מחובר לאינטרנט.  לדוגמה, כאשר ארגון מבקש מעובדיו פעם בשנה לבדוק ולאשר מחדש את נכונות הנתונים בטופס 101, יכנס העובד למערכת הטפסים אשר באופן אוטומטי תמלא ותציג בשדות את הערכים ששלח בשנה שעברה. 
  • חדש - חתימה אלקטרונית. במחשבים עם מסך רגיל ממלא הטופס יחתום עם העכבר. בסמרטפונים ובמחשבים עם מסך מגע יחתום עם האצבע/עט.